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Avantages des répondeurs automatiques de messages d'absence du bureau avec des exemples

Si vous devez vous éloigner de votre bureau pendant plus d'une journée, un répondeur automatique d'absence du bureau pour votre compte de messagerie est utile. Cela empêche les gens de s'attendre à recevoir une réponse immédiatement pendant que vous profitez de vacances ou essayez de récupérer pendant une journée de maladie.

Le répondeur automatique de messages d'absence du bureau a pour but de permettre à vos collègues et clients de savoir que vous n'êtes pas actuellement disponible. Vous pouvez en appliquer un à une boîte de réception personnelle pour informer votre famille et vos amis de la même chose.

Si vous utilisez des pratiques de marketing par courrier électronique, un répondeur automatique vous aidera à conserver les avantages que vous avez intégrés à une campagne au goutte à goutte. Au lieu de perdre des abonnés faute de réponse, cet outil vous donne le temps de revenir et de créer quelque chose d'approprié lorsque vous êtes au bureau.

Un répondeur automatique de messages d'absence est-il nécessaire?

Avez-vous besoin d'avoir un répondeur automatique d'absence du bureau actif pour votre e-mail lorsque vous sortez du bureau pendant plus d'une journée? Non.

Devriez-vous en avoir un en place? Absolument.

L'activation d'un répondeur automatique est plus qu'une simple nécessité. C'est une courtoisie professionnelle qui permet aux autres de savoir que vous pensez à eux. Vous supprimez toute supposition qui se produit lorsqu'une réponse ne revient pas tout de suite.

Si vous travaillez dans le marketing par e-mail, avoir cette touche personnelle à portée de main est essentiel à votre réussite. C'est un outil si facile à utiliser qu'il est prévu que vous l'activiez lorsque vous êtes loin de votre bureau.

Le fait de ne pas utiliser cet outil, même si vous avez honnêtement oublié de l'activer en sortant, augmente le risque d'une relation abandonnée. Cela signifie que votre travail peut devenir plus difficile lorsque vous retournez au travail.

Avantages de l'utilisation d'un message d'absence personnalisé

Avez-vous déjà reçu un message disant que quelqu'un sera absent du bureau jusqu'à une date précise? Il vous dirige ensuite généralement vers un collègue en particulier si vous avez besoin d'aide immédiatement.

Ce type de répondeur automatique prend en charge les bases, mais il ne peut offrir aucun des avantages suivants.

1) Vous pouvez approfondir votre relation avec les gens.

Lorsque vous avez l'occasion de partager une petite information spécifique avec d'autres, vous pouvez approfondir votre relation avec eux. Cela crée une connexion que vos clients et collègues ressentent envers vous.

Ces rencontres sociales, même lorsqu'elles sont automatisées, ajoutent de la profondeur et du sens à nos relations avec les autres. Ce processus conduit à plus de bonheur et une productivité plus élevée au travail.

2. Il donne aux gens des informations précises.

Votre message de répondeur automatique permet aux gens de savoir quand vous retournerez au bureau. Votre boîte de réception peut se remplir à moins que vous ne dirigiez les messages directement vers la corbeille, mais cela invitera également l'expéditeur à demander de l'aide ailleurs si nécessaire. Si vous n'envoyez pas ces informations, cette personne pourrait mijoter de mécontentement en attendant votre réponse. Offre contenu précis dans ce message réduira le risque de confusion.

3. Vous pouvez générer plus de trafic sur le site Web de votre organisation.

Un répondeur automatique en dehors du bureau peut envoyer des personnes sur le site Web de votre entreprise si elles ont besoin d'une aide immédiate. Cela signifie que vous pouvez toujours sécuriser de nouveaux clients pendant que vous n'êtes pas au travail avec un message soigneusement conçu. Si vous êtes habilité à offrir des remises, envisagez d'ajouter une offre promotionnelle pour maximiser le potentiel de cet avantage unique.

4. Il enlève le fardeau des autres pour expliquer votre absence.

L'absence du bureau va mettre un fardeau sur vos collègues. Que vous soyez absent pour une journée, une semaine ou plus, vos collègues couvrent vos fonctions et les leurs jusqu'à votre retour. Lorsque vous prenez le temps de rédiger un message qui permet aux gens de savoir par courrier électronique que vous n'êtes pas là, cela vous évitera des maux de tête pour tout le monde. Cela signifie qu'une plus grande concentration peut être dirigée vers les tâches qui doivent être terminées.

5. Vous pouvez le laisser pendant toute la durée de votre absence.

L'un des meilleurs avantages de l'utilisation d'un répondeur automatique en dehors du bureau est qu'il est toujours allumé. Il fonctionne 24h / 7 et XNUMXj / XNUMX sans faire de pause pour faire savoir aux gens que vous n'êtes pas disponible pour une raison spécifique. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de suivre les gens pendant que vous vous absentez du travail.


Lorsque vous regardez cet avantage d'un point de vue marketing, l'avantage évolue vers une communication automatisée. Cet outil vous permet de continuer à envoyer de la correspondance avec vos clients et prospects malgré votre absence du bureau.

6. Cela vous donne une chance d'exprimer des émotions.

Bien que certains professionnels désapprouvent l'utilisation des emojis, ces personnages permettent à chacun de communiquer plus facilement des émotions spécifiques. Nous savons déjà que leur utilisation dans les lignes d'objet des e-mails crée un taux d'ouverture plus élevé, il est donc judicieux dans certaines situations de les utiliser lorsque vous vous absentez du bureau.

Exemples d'excellents messages d'absence du bureau

Si vous êtes pressé parce que vos vacances sont sur le point de commencer ou que vous prenez une journée de maladie, un message de base est suffisant.

salut! Je vais être absent du bureau jusqu'au [date]. Si vous avez besoin de quelque chose avant cela, veuillez contacter [collègue] à [email] ou [numéro de téléphone] pour recevoir de l'aide.

Vous souhaitez inclure deux méthodes de contact différentes afin que les options restent disponibles si l'une d'entre elles ne fonctionne pas pour une raison quelconque. Que se passe-t-il si votre collègue décide de ne plus répondre à vos messages?

Le partage d'une information significative dans votre message d'absence du bureau peut vous aider à démarrer une conversation lorsque vous revenez au travail. Cela n'a pas besoin d'être un secret profond, mais un peu de personnalisation aidera à créer plus de connexions.

Salut! Je suis absent du bureau jusqu'au [date] parce que mon conjoint et moi célébrons 10 années fantastiques de mariage. Nous profitons d'un court voyage au Costa Rica comme une sorte de deuxième lune de miel. Si vous avez un besoin urgent, veuillez contacter [collègue] à [email] ou [numéro de téléphone].

À votre retour, les gens vont vous demander comment s'est déroulé le voyage. Nous considérons souvent nos collègues comme une ressource au lieu d'être un être humain équilibré. Ce type de message fait que quelqu'un devient plus qu'un collègue.

Vous avez également la possibilité de partager des ressources essentielles avec des personnes si vous êtes absent du bureau avec ce message. Prenons l'exemple suivant.

Salut! J'espère que vous passez une merveilleuse saison des fêtes. Cette fois-ci, je prends mes vacances annuelles. J'ai donc hâte de répondre à votre message à mon retour le [date]. Jusque-là, je voulais partager cet article fascinant que je suis tombé sur cette semaine qui peut vous aider à maximiser la réponse que vous recevez d'un message d'absence du bureau à répondeur automatique. Vous pourriez épargner à beaucoup de gens plusieurs heures de mécontentement en suivant ces conseils!

Vous avez la possibilité d'être simple et agressif avec votre message de répondeur automatique. Cet exemple de Daniel Mallory Ortberg n'est pas pour tout le monde, mais il crée également un élément de conversation.

Je suis actuellement en vacances et n'accepte aucun e-mail concernant quoi que ce soit. Je ne prévois pas non plus de lire les anciens e-mails à mon retour.

Vous pouvez également essayer cette tactique si vous voyez généralement deux douzaines de messages entrants ou plus chaque jour.

Salutations! J'achemine tous mes e-mails pendant mes vacances vers le bac de recyclage. Si vous pensez que j'ai besoin de voir votre message à mon retour le [date], merci de le renvoyer.

Vous n'aurez peut-être aucun message dans votre boîte de réception à examiner à votre retour.

Si vous devez vous absenter du bureau pour des raisons professionnelles, il peut être utile de le faire savoir aux gens. L'inclusion de ces informations communiquera votre expertise aux clients tout en faisant valoir les avantages des opportunités de formation continue en interne. Vous pouvez utiliser l'exemple suivant dans cette situation.

Merci pour votre courriel! Je suis actuellement à Chicago pour en savoir plus sur l'automatisation des e-mails et l'envoi de messages d'absence du bureau. Vous pouvez en savoir plus sur cette opportunité unique sur [lien] pour voir ce que je fais. Je serai de retour le [date], jusque-là, veuillez contacter [collègue] à [email] ou [téléphone] pour une assistance immédiate.

Pouvez-vous rédiger plus d'un message de répondeur automatique?

Certaines entreprises utilisent un système de messagerie électronique qui vous permet de créer une note pour vos collègues et une autre pour les messages provenant de l'extérieur de l'entreprise.

Gmail vous donne la possibilité d'envoyer un message de réponse automatisé aux personnes de votre carnet d'adresses au lieu de le diffuser dans chaque e-mail que vous recevez.

Cette option vous permet de partager certains détails personnels à différents niveaux de confort. Imaginez que vous ayez une absence prolongée parce que vous avez un nouveau-né à la maison. Si vous avez écrit un message de répondeur automatique à quelqu'un en dehors de votre entreprise, cela pourrait ressembler à cet exemple.

salut! Mon conjoint et moi avons récemment accueilli notre premier enfant dans notre famille. Je serai en congé familial jusqu'au [date]. Vous pouvez communiquer avec [collègue] jusqu'à mon retour si vous avez besoin de quelque chose. J'ai hâte de me connecter avec vous quand je pourrai revenir!

Ensuite, vous pouvez créer quelque chose de plus personnel pour vos collègues au sein de l'organisation.

Salut à tous! Comme vous le savez, ma petite Sophia a décidé de nous rencontrer trois semaines plus tôt que prévu. Nous ne pouvions pas être plus heureux de la rencontrer! Je vais être en congé familial jusqu'au [date] pour mieux la connaître. Si vous avez besoin de quelque chose pendant mon absence, veuillez parler à [collègue] pour toute demande qui me serait normalement adressée.

Vous pouvez ensuite inclure une photo de votre famille dans le message de répondeur automatique d'absence du bureau.

Avez-vous activé le message de votre répondeur automatique?

Vous avez maintenant vu les avantages d'avoir un message de répondeur automatique et découvert quelques exemples que vous pouvez utiliser librement. Assurez-vous de ne pas oublier d'activer cet outil!

Si vous utilisez Outlook au travail, vous pouvez Suivez ces étapes pour envoyer une réponse d'absence automatique.

Lorsque Gmail est le service que vous utilisez, vous pouvez activer ou désactiver votre réponse de vacances en en suivant ces procédures.

Votre service informatique peut vous aider à terminer ce processus si vous utilisez un système différent.

Les meilleurs messages de répondeur automatique en dehors du bureau peuvent fournir plus que des informations essentielles concernant votre localisation. Vous pouvez transformer cette courte réponse en une opportunité de création de relations!

Vous avez maintenant une dernière tâche à accomplir. Lorsque vous êtes loin du bureau, alors éviter le travail à tout prix. Arrêtez de vérifier votre e-mail! Laissez votre répondeur automatique absent s'occuper de vos collègues et clients jusqu'à votre retour.

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