Wanneer je trouwuitnodigingen verstuurt en wanneer je ze bestelt

Hoe ver van tevoren je trouwuitnodigingen verstuurt, hangt af van een paar vaste periodes waar de meeste Amerikaanse weddingplanners en stationers mee werken. Het zijn gewoontes, geen regels. Het juiste antwoord voor jouw bruiloft hangt af van waar je gasten vandaan reizen.

• Je hebt save the dates overgeslagen. Verstuur de uitnodigingen in plaats daarvan 10 tot 12 weken vooraf, zodat de uitnodiging de rol van de save the date overneemt.
• Je datum valt in een feestweekend of in het hoogseizoen. De agenda's van gasten raken snel vol. Kies voor 10 tot 12 weken.
• Veel gasten reizen uit het buitenland. Verstuur hun uitnodigingen eerst, twee weken voor de rest, want internationale post is trager en minder voorspelbaar.

Vul je trouwdatum in en wij rekenen voor je terug.

Zes tot acht maanden voor de bruiloft, of acht tot twaalf bij een bestemmingsbruiloft of een datum in een feestdagweekend. Verstuur ze zodra je de datum, de stad en ongeveer de gasten weet. Ze hebben maar één taak: de datum in agenda's krijgen voordat iets anders dat doet.

Hier zit de valkuil. Je save the dates worden maanden voor je uitnodigingen gedrukt. Het papier, de foliekleur en het lettertype die je daarvoor kiest, moet de uitnodiging een half jaar later evenaren. We bewaren de volledige specificatie van je eerste bestelling, zodat de hele set op hetzelfde papier, in dezelfde kleuren en met dezelfde letter wordt gemaakt. Letterpressinkt wordt voor elke oplage met de hand gemengd, dus een tint kan tussen twee oplagen die maanden uit elkaar liggen heel licht verschuiven. Een folie uit onze voorraad is steeds dezelfde film en houdt een kleur dus stabieler vast dan gemengde inkt. Is een exacte match belangrijk? Kies dan voor de kleur die moet overeenkomen een folie uit voorraad, en bestel de stukken die naast elkaar komen te liggen, zoals de uitnodiging en de antwoordkaart, samen.

Ontwerp de save the date als openingsnoot van de suite, niet als apart project. Dat bespaart je later een tweede ronde keuzes, en de uitnodiging heeft meteen een vertrekpunt.

Leg de RSVP-deadline 3 tot 4 weken voor de bruiloft. Je cateraar, locatie en tafelindeling hebben allemaal definitieve aantallen nodig, en de eerste week na de deadline ben je bezig met nabellen van wie niet reageerde. Bij een bruiloft in het buitenland kies je 4 tot 6 weken, omdat gasten hun reis moeten boeken en de kamerreservering van je locatie meestal eerder sluit.

Geef gasten minstens 3 tot 4 weken tussen de ontvangst van de uitnodiging en de deadline. Twee weken klinkt efficiënt, maar levert een golf late reacties op. Voor de antwoordkaart zelf, zie Tekst RSVP-kaart.

Hier lopen veel stellen tegenaan. Wil je gastnamen op plaatskaarten of tafelkaarten laten drukken, dan doorlopen die namen dezelfde proef en ongeveer 3 weken productie als de rest van de set. De namen moeten dus zo'n 6 weken voor de bruiloft vaststaan, en dat is vóór een RSVP-deadline van 3 tot 4 weken. Je hebt drie eerlijke opties:

1. RSVP-deadline vervroegen tot ongeveer 7 weken, en verstuur de uitnodigingen rond 11 weken, zodat gasten nog een volle maand hebben om te reageren. Dan heb je een week om late reacties na te jagen voordat de namen vastliggen.
2. Bestel de plaatskaarten zonder namen bij de suite, geperst in dezelfde folie of letterpress, en laat de namen met de hand of door een kalligraaf schrijven zodra de reacties binnen zijn. Dit raad ik voor de meeste bruiloften aan.
3. Namen vlak in inkt op een lichte kaart, en houd de geperste afwerking op de gedeelde delen van de kaart. Zo blijven de kosten per naam laag. Namen in folie hebben elk een eigen kleine stempel nodig, dus gepersonaliseerde folie wordt per naam geprijsd. Op een zwarte of donkere kaart zijn inktnamen niet zichtbaar, dus donkere plaatskaarten blijven zonder naam en worden met witte of metallic pen beschreven.

Menu's en programma's bevatten geen gastnamen, dus je kunt ze met de set bestellen of op elk moment tot ongeveer 6 weken van tevoren.

Plaatskaarten · Menu's en programma's

Verstuur save the dates 8 tot 12 maanden vooraf en uitnodigingen 8 tot 12 weken vooraf. Je gasten boeken vluchten, vrije dagen en vaak nog een tweede reis rond die van jou, en het kamerblok van je locatie heeft een eigen vervaldatum. Zet die datum op de informatiekaart, zodat niemand hem mist.

Drie praktische punten:

• Post eerst de internationale enveloppen. Geef gasten in het buitenland twee weken extra. Internationale post is traag en onvoorspelbaar.
• Laat gasten in het buitenland online reageren. Een antwoordenvelop met Amerikaanse postzegel heeft geen zin voor iemand die hem vanuit een ander land verstuurt. Zet je trouwwebsite op de informatiekaart, of druk een QR-code naar de RSVP-pagina. QR-codes worden altijd in vlakke donkere inkt op een lichte kaart gedrukt, nooit in folie of met embossing, zodat elke telefoon ze kan lezen.
• Plan waar de sets heen gaan. Bestellingen in de VS worden vanuit de VS verzonden, bestellingen in de EU vanuit Berlijn. Bestellingen naar andere landen gaan vanuit de VS en zijn meestal 5 tot 10 werkdagen onderweg. Trouw je in het buitenland met gasten aan beide kanten? Laat het ons bij de start weten, dan plannen we de verzending samen voordat je betaalt.

Bestel eerst niet in paniek. Geef ons je trouwdatum en verzenddatum voordat je iets bestelt, dan zeggen we eerlijk of de suite die je wilt past. We bieden geen spoedproductie en verkopen geen gegarandeerde leverdata. Versnelde verzending kan de transittijd verkorten; neem bij Custom-bestellingen eerst contact met ons op. De productie blijft ongeveer 3 weken, dus dit beschermt je data echt, in de volgorde waarin ik het zou gebruiken:

1. Vereenvoudig de opbouw. Eén kleur, één techniek, op één kant. De productieschatting wordt niet korter, maar een eenvoudigere opbouw vraagt minder proefrondes en biedt minder plekken waar een probleem kan ontstaan.
2. Sleep een bestand. Zet de informatiekaart op je trouwwebsite en kies alleen de uitnodiging en de antwoordkaart. Dat is één proef en één onderdeel minder om samen te stellen.
3. Keur de proef snel goed. De productietijd telt vanaf je goedkeuring, dus een proef die een week blijft liggen, kost je een week. Spreek de tekst met beide families af vóór de conceptfase, niet tijdens.
4. Stuur een digitale save the date als zelfs dat te laat is, en bewaar het geperste papier voor de uitnodiging, het stuk dat mensen bewaren.
5. Verstuur na 6 weken, niet 8. Voor een lokale bruiloft valt dit nog binnen de norm. Zet de RSVP-deadline op 3 weken en herinner gasten vroeg.

Wat ik niet zou doen, is de proef overhaasten. Een verkeerd gespelde naam op een afgewerkte uitnodiging begint bijna altijd bij een proef die te snel is gelezen.

Verstuur bedankkaarten binnen ongeveer drie maanden na de bruiloft, en eerder voor cadeaus die al vóór de bruiloft binnenkwamen. Bestel ze samen met de suite, niet erna. Ze worden gedrukt op hetzelfde papier en met dezelfde folie of inkt. Zo passen ze bij elkaar zonder een tweede reeks keuzes, en liggen ze klaar als je thuiskomt.

Sta je nog aan het begin van de planning, dan is dit een kleine, risicoloze manier om de grote beslissingen zonder haast te nemen. Onze samplekit is € 9 met gratis verzending in de VS, en je krijgt € 15 tegoed op je eerste bestelling. Ik ben eerlijk: het is geen trouwbox. Op dit moment is het een bundel echte productiestalen, vooral visitekaartjes, plus de hotfoil-stalenkaart met elke folie die we op voorraad hebben. Je uitnodiging zie je er niet in, maar je hebt wel echt papier, geperste afwerkingen en echte folie in handen, en daar kies je eigenlijk tussen. Houd de folies bij je eigen licht tegen de kleur van je envelop voordat je kiest.